人力資源管理系統(Human Resources Management System，簡稱HRMS)作為人力資源管理的一個計算機工具，可以將企業里從員工招聘、崗位和組織機構設置、培訓、技能、薪資和福利、績效到離職管理等幾乎所有與企業里最重要的資產——人相關的信息用數據庫統一管理起來，有效地避免了原先由于人力資源相關數據的離散存儲而造成的信息不相容、更新和共享困難等問題，使得企業內人力資源的管理得以走向標準化、科學化、數字化和網絡化。
可能是基于以上的原因，很多企業投入了大量的人力、物力和財力開始購買和實施HRMS。但是，對于項目的發起人和項目經理來講，除了要協調和解決由于運行丁新的系統后造成的人員在工作流程、工作習慣、工作內容、工作量和既得利益上的變化所造成的矛盾之外，還有一個非常突出的問題就是：有投入就要有回報，購買和實施HRMS到底給我們企業業帶來什么效益和回報?本文根據作者在實施和使用HRMS中的一些經驗和想法，從HRMS如何提高企業的人力資源管理水平，為企業管理助力的角度來和大家分享和探討。
先進的理念和流程，全面提高人力資源的管理水平
從總體上來講，HRMS不只是一個人力資源管理的計算機工具，HRMS在開發的過程中一般都有人力資源管理專家、計算機技術專家和財務人員參與，因此，HRMS是在先進的計算機技術基礎上融人了先進的人力資源管理理念和流程，從而為企業全面提高人力資源的管理水平提供了可能。現在不少HRMS已經支持包括績效管理、員工期權計劃、員工持股計劃、繼仟人計劃、員工職業生涯發展和員工自助服務等先進的管理理念和操作方法。同時，采用HRMS的企業大多對人力資源管理比較重視。人力資源管理的水平相對而言也比較成熟，作為不斷發展的HRMS軟件為了滿足這些客戶的需求，其本身從功能上也蘊涵了這些企業人力資源管理的精髓。
在HRMS的實施過程中，我們會發現管理水平相對較為完善和合理的企業，實施工作往往會比管理水平相對較差的企業容易，而管理水平較差的企業在實施過程中也會迅速地暴露出本企業在人力資源管理中的問題。如果企業領導層對HRMS項目的實施給予充分的重視，并且有勇于改革的決心和具體的行動，就有可能在企業人力資源管理水平上實現質的飛躍；
實施的過程，反思和改進的契機
HRMS不是一個拿來就用的軟件系統，它不僅是一種溶合了先進的人力資源管理理念和流程的工具，同時為了滿足不同地區、不同行業、不同規模、不同管理方法的客戶需求，它也是一種“放之四海而皆準”的系統化管理的框架。HRMS的實施過程就是將商品化軟件系統的客戶化過程，通過設定的目標，對本企業將要采用功能和信息進行取舍、整合、輸入和系統設定，從而形成適合本企業特點的HRMS。
目前，國內有不少企業歷史長、規模大、員工多，管理政策、規章和流程相對陳舊，長期以來由于種種需要，人為地加上很多針對部分員工的、相對短期行為的“補丁”文件，又沒有及時更新，從而形成企業里的人力資源管理政策、規章、流程和信息混亂，甚至有不相容，相互矛盾的情況，這就是所謂的大企業病，這些企業如果在很長的時間里沒有系統的反思和重組過程，就連組織機構圖也需要很長的時間才能確定和畫出來，而畫出來的組織機構圖也會像地圖一樣復雜，他們的薪資政策和結構不僅會非常繁瑣，多達幾十項的工資項定義和計算方法還可能因部門而異，更不用說人力資源相關信息的查詢、匯總和全面管理了。這些企業領導和部門相關人員則大部分時間忙于開會協調工作，需要數據時，往往會因文件不知道被放在了什么地方，相關數據不知道被放在哪個文件里，需要從不同的文件里抽取數據進行匹配，或者因數據不相容等原因而互相指責。繁瑣和不合情理的規章和制度也加劇了信息管理的難度。人力資源管理人員則陷于繁雜的日常工作和數據處理工作中，對企業人力資源管理的現狀缺乏全面的了解和掌握。實施HRMS并不只是簡單地將信息輸入到系統中，用計算機代替手工或半手工的工作，而是一個系統的反思和更新本企業人力資源相關政策、規章、流程和數據的契機。由于實施HRMS需要全面分析現有的政策、規章、流程和信息，在標準的HRMS框架的束縛下重新設定和架構人力資源相關數據的分類，工資項的計算方法和信息項及其內容的補充和整合等。通過這個過程，項目實施人員不僅可以從宏觀和微觀上清楚地了解到本企業人力資源的管理現狀和存在的問題，而且也為調整、理順和改進提供了寶貴的機會。
改進招聘方法，合理配置員工
隨著市場競爭的加劇，企業要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，人力資源的爭奪、重新組織、開發和有效利用已經成為了一個企業生存和發展的當務之急。員工(特別是關鍵員工)的招聘、組織、開發和留用已經逐漸成為了人力資源管理部門的一項重要任務。而目前很多企業的人力資源部門在企業里仍充當著“救火隊員”的角色，一旦由于企業業務發展的需要或員工離職，人力資源部門就會通過各種渠道去“救火”。通過HRMS將相關信息有效地組織起來，有可能實現企業內人力資源的組織、配備和招聘更加科學化、系統化。它主要體現在下面幾個方面：
1．員工招聘
一旦業務部門需要招聘新員工，往往人力資源部門就會通過刊登廣告、參加招聘會、通過熟人介紹，甚至通過獵頭公司等等渠道來收集信息。由于招聘需求往往是時間緊、任務急，人力資源部門很難在規定的時間里找到真正合適的人選，從而遭到領導和業務部門的抱怨。而一旦某招聘任務完成以后，這次招聘活動收集到的相關信息以及面試評估結果就會被放到一邊，以后很難再被利用。通過HRMS可以建立備用人才庫，將由于種種原因這次沒有錄用但有潛在可能的人才信息(包括面試的結果)統一管理起來，形成企業的備用人才庫，當有招聘需求時，可以首先在企業的備用人才庫中搜尋相關信息，有效地利用以往的工作記錄，縮短招聘周期，提高工作效率。
在招聘員工時，一般是由企業的人力資源部門進行初選把第一道關，由于職位描述很難將一個職位的具體要求描述得很全面具體，而人力資源部門的員工對招聘需求的理解遠不如一線經理，這樣招聘的效率和效果都打可能會由于知識的局限性和缺乏有效的溝通而受到影響。通過基于HRMS建立的備用人才庫，使一線經理可以直及到系統中去查閱相關人員的全面信息，直接了解到應聘人員的工作經歷、特長、技能和以往面試的結果等，有利于企業和部門合理配置員工的人員構成和知識結構，在滿是職位需求的的提下，招聘到具有其它技能的“多面手”。
2．員工配備
為了適應競爭和提高自身價值的需要，現在有不少人會利用業余時間學習來允實和提高自己，有了一技之長，有些人還得到了相應的證書。一個企業，特別是大型企業，如何發現和充分發揮他們的知識和技能，利用他們所掌握的知識和技能來改進部門的工作，實現企業內人力資源的合理配置還不盡如人意。通過HRMS中的教育、工作經驗和技能信息可以在企業里實現人力資源整體的合理配置，這種基于能力和技能的員工配備，可以將有如計算機、外語和財務等技能的員工在各部門調配，這不僅是對學習的鼓勵和肯定，有利于他們在企業里發揮各自的特長，將個人的愛好與工作有機地結合起來，在企業里形成愛學習、愛鉆研的良好風氣，而且還可以亢分利用他們的知識和技能來改進各部門的丁作，提高企業的整體形象，同時也有利于在企業里采用和普及新技術。
3．繼任人計劃
關鍵員工的流失．無疑會對企業的業務產生非常大的影響。如果在人才市場上一時還找不到合適的對象，通常就會在“矮子”中拔“將軍”，在本企業或本部門中找一個相對“合適”的人選來頂替，缺乏系統的繼任人計劃。而如果被選中的繼任人又缺乏相應的工作經驗、鍛煉和培訓，就會給企業的業務“雪上加霜”。通過HRMS中經過整合的信息，可以系統地建立繼任人計劃，通過對員工的學歷、工作經驗．、技能、績效和已經接受過培訓的篩選，將部分相對合格的員工列為某個職位的繼任人，并針對他們有可能要繼任的崗位需求，進行系統的、有目的的鍛煉、培訓和追蹤考察，在關鍵員工流失后可以及時地補充上去，有效地降低關鍵員工的流失給企業所帶來的損失。
強化培訓管理，系統開發人力資源
為了增加員工的知識和技能，改變員工的工作態度，使員工認同企業的文化和價值觀，滿足員工個人職業發展生涯的需要，很多企業已經認識到培訓對于企業發展和吸引人才的重要性，紛紛通過送出去、請進來的方法加強企業內的各種培訓。然而，使老總們困惑的是雖然化了不少錢，但培訓并沒有取得相應的效果。造成這種現象的一個重要原因就是由于企業里的培訓缺乏有效的需求分析、培訓組織和效果追蹤。如培訓的課程選擇和安排不合理；同一種類似的培訓可能一名員工會多次參加，而應該參加這種培訓的人卻沒有安排；對培訓老師的評價也往往是基于企業里人力資源部和部分參訓人員的反饋，不能反映所有培訓學員的意見；對培訓的效果也缺乏追蹤和考核等等。通過HRMS的集成性有可能實現有效的培訓管理，如根據個人的培訓歷史記錄、職位需求、繼任人計劃和個人發展計劃中的培訓需求合理地安排培訓計劃；對學員的學習成績，學員對培訓師教學效果的評價以及培訓的實際效果進行匯總和分析等等，可以使得企業的培訓課程安排更加注重實際效果，減少浪費和對培訓師是否稱職的評價更加科學和全面。
整合的信息源，基于知識決策的基礎
良好的信息管理是知識管理的基礎，隨著企業對人力資源管理的重視和國家相關法律、法規的健全，企業需要管理的人力資源相關信息越來越多，而很多企業原先的人力資源相關信息分散在各個文件和獨立系統中，不僅查找和檢索困難，信息管理的廣度和深度也不同，數據的更新、分享困難，數據的準確性、相容性和及時性得不到有效的保證。HRMS將企此中人力資源管理相關的信息集中管理起來，形成了經過整合的、全面的信息源。企業領導可通過在HRMS中瀏覽和查詢，既可以得到匯總的信息，也可以得到具體的、詳細的信息，這些未經過過濾的、第一手的信息，不僅可以活躍他們的思維和觸發他們的靈感，而且也可以利用HRMS生成綜合的分析報表供決策時參考，從而有效地避免以往決策時拍腦袋的方法，將決策過程從定性改進為定量。如在薪資普調或薪資體系變更前，可以按部門、崗位、學歷、工作年限和年齡等生成員工的歷史薪資分析報告；在考察本企業人力資源規劃時生成按部門的學歷、年齡、技能等綜合報告；在考慮產品質量和服務出現問題時，可以生成按崗位和員工類別的平均工資、最低工資和最高工資的分析報告等等供企業領導參考，有一個企業曾經有一段時間內一種產品質量出現了問題，由于采用了HRMS，企業領導層在考慮其原因時要求人力資源部門出具一個各部門的人員分類平均薪資報告，從報告中發現生產這種產品的車間的某類員工的平均工資比其它車間類似人員要少很多，當然質量出現問題并不一定是由于工資少所決定的，而各個車間的工作性質也會對工資產生影響，但綜合的、定量的分析報告可以給領導層在分析問題和決策時提供參考和幫助。
易分享的信息源，體現公平、公正、合理
亞當斯認為，在企業里員工更為關注的不是報酬的多少，而在于報酬的分配中作為員工個人認為他在分配中是否受到了公平的對待。一個企業在規章制度的設定和執行、薪資和福利的分配、提升和晉級以及培訓的機會是否能公平、公正和合理，會直接影響到員工的工作態度和熱情。試想一下，如果有兩名員工都請過病假，一位被扣了病假工資而另一位卻沒有扣，這位被扣病假工資的員工心里會怎么想？其他員工又會怎么想?員工一旦認為他們自己受到了不公平的對待，可能會迫于就業和權力的壓力，員工不敢有所表示，其結果就會是減少付出和出工不出力。再想一下，在我們的企業里什么入比較容易得到晉升，真是那些績效比較好，有知識、有技能、有能力的員工得到晉升的機會比較大，還是那些善于在領導面前充分展示自己的人?基于原先分散的數據源，即使企業領導重視內部公平性，也會心有余而力不足，只有基于集中的、易分享的信息源才有可能將公平、公正、合理的原則變為現實。因為通過HRMS，所有信息會得到有效的分享：企業高層領導只要通過HRMS為他設立的用戶和密碼登錄系統，就像是進入了本企業人力資源的圖書館一樣，可以很方便地查閱到相關信息：在考慮提升和晉級時，老總們可以在HRMS中進行綜合查詢，所有滿足條件的員工都會進入老總們的視線。有些企業領導人也許會說：我在這里已經工作了幾十年了，我對我們企業的人員情況了如指掌。實際上往往并非如此，一個公司的上層領導在進行他們企業HRMS培訓時，這些共事了很多年，彼此間非常了解的老總們竟互相發現了很多“秘密”更何況這些老總對于企業的其他員工了。
薪資和福利是留住人才的一個重要因素，企業在考慮到內部公平性的同時，也應該進行相應的市場調查和分析，在薪資和福利政策上體現競爭性和外部公平性。面對員工經常抱怨自己的工資低，覺得自己的付出沒有得到合理的補償，企業往往得不到準確的有說服力的數據，甚至企業的領導也覺得本企業的薪資和福利水平偏低。實際上，工資應該考慮到包括行業、地區、教育背景、技能、年齡、服務時間、績效和崗位等諸多因素，企業員工可能會講在某個單位能掙多少錢等等，但是，很多人在抱怨自己工資時卻很少客觀地考慮到上述種種因素，而與和自己不屬于一個類型的人的工資進行比較。通過HRMS，建立規范的職位描述，可以與市場調查和分析的結果進行匹配和比較，從而得到比較科學的結論，既可以避免不必要的支出，降低企業的負擔，也可以平衡員工的心態。如果企業的薪資和福利政策確實不合理，也應以市場調查和分析的結果為準繩，根據本企業薪資和福利在市場中的定位，逐步調整并最終與市場接軌。
減少企業運營風險，提高相關員工的工作責任心
應該看到，現在還有很多企業的領導，甚至人力資源管理部門的管理人員對企業的現狀和國家的相關法律、法規還不是非常了解。在企業中勞動合同的管理、企業的規章制度、薪資政策、社會福利的交納等等方面還有不少混亂和違規的現象存在。通過使用HRMS，企業領導及相關人員可以從小直接學到不少相關的知識。首先，HRMS中不僅融人了現代人力資源管理的理念，而且通過系統所提供的模塊和功能，可以實現國家相關法律、法規的要求，如個人所得稅和社會福利的代扣代繳、加班工資的計算設置等等。目前，已有部分HRMS已經將國家相應的法律、法規集成進HRMS，用戶可以方便地搜索、查詢和學習相關的法律和法規。因此在進入HRMS中查詢和瀏覽相關信息的同時，如果能想一想，HRMS為什么提供如此的模塊和功能?從中可以得到不少有益的啟發和幫助。
HRMS不僅能夠讓企業領導人直接進入到系統中，瀏覽和查詢具體的薪資和人力資源信息，及時發現問題和解決問題，而且面對越來越多的勞動爭議，企業往往會因為自身管理的不完善而處于不利的地位。通過HRMS的合同管理和試用期管理等功能可以提醒人力資源管理人員，及時地處理相關事宜，避免由于工作忙或工作疏忽而造成被動局面。
HRMS與以往分散管理的獨立系統或文件相比，還有一個優點，就是人力資源的管理從依賴于人的過程變為了依賴于系統的過程。分散的獨立系統和文件造成了相關人員各管一塊的現象，使得信息的準確性、及時性和相容性得不到保證，相關信息分享困難，也為相關人員的工作不負責任，甚至舞弊和欺詐提供了可能。而依賴于HRMS系統的過程使得企業人力資源的信息管理和查詢不再依賴于某個人，只要系統運行正常和了解系統的使用，在得到系統的授權后，任何人都可以進入系統查取想要了解的信息。在上述的請病假的例子中，造成這個問題的因素會很多，可能是做工資的員工為了方便起見，只是借用了一個工資項，而沒有考慮到町能的危害，實施HRMS后，所布信息都在“受控”狀態下得到有效的分享，老總們能夠直接進入系統，任何錯誤都有可能會被老總們發現，因而，相關員工的工作責任心也會得到一定的改進，而可能存在的舞弊和欺詐行為一旦發生，系統也會忠實地記載下來，并作為歷史資料永久地保存在系統里。
采用HRMS也是對人力資源管理工作的一種挑戰，原來人力資源部門的工作怎樣只有該部門的人自己知道，而采用了HRMS之后，企業領導和其他能訪問系統的人都可以看到人力資源部門到底掌握多少信息，信息的準確性如何，給人力資源部門帶來了壓力和改進的動力。
實現人性化管理，個性化服務
HRMS不僅能為企業人力資源管理的規范化、系統化和企業決策的科學化出力，它還是企業實行人性化管理和個性化服務的有力工具。通過HRMS的提醒功能可以在員工個人重要的日子到來前，系統自動跳出提示，提醒人力資源部門的同事在諸如員工生口時，給過生日的員工發一個賀卡．道一聲‘‘生日快樂”，在員工為本企業服務滿十年時，發一封感謝信等等，這樣的管理既嚴肅又亢滿人情味，可以使員工感覺到企業作為一個大家庭的溫暖。
傳統的福利制度是一種適合所有員工的福利計劃。現在有些公司在為所有員工提供相同的基本福利的同時，還提供了附加福利，但由于員工的需要是多樣的，有些員工可能會想貸款買房或希望有補充住房公積金，而另一些員工則希望有更好的退休保險，需要補充養老金等等。為了滿足不同員工的需求，讓有限的資金最大限度地發揮效用，允許員工選擇最能滿足他們當前需要的福利組合，使報酬個性化，有些公司采用了靈活的福利計劃。但是，伴隨著個性化服務的實施，人力資源部門會有很大的工作量，有些公司的這類計劃就因為工作量的問題而擱淺。e-HR的員工自助服務功能可以作為人力資源部為員工提供個性化服務的有力工具，員工可以直接進入e—HR系統中，根據個人的特點和愛好來申請和選擇自己的福利計劃以及休假、培訓報名及個人信息的更新等等，從而有效地改進人力資源部門提供服務的質量。
