深圳市科藝嘉電子有限公司
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零售連鎖業eHR人力資源管理系統解決方案
eHR(ElectronicHuman Resource)是電子化人力資源管理系統的英文縮寫，eHR系統是企業通過信息技術，對人力資源各個方面進行管理(記錄、分析和處理)的一種軟件，其目的是通過提高企業人力資源管理水平，充分發揮人力資源的效益，使人力資源更有效地服務于企業目標。
零售連鎖行業的現狀及存在的問題
當前零售企業的競爭已經不僅僅是資金鏈和供應鏈的競爭,本質上更是人才鏈的競爭; 如果沒全程供應鏈管理、品類管理、ECR、自有品牌管理、戰略性顧客價值管理、RFID的核心人才留用制度;沒有主管店長督導經營梯隊持續培育體系是不可能談零售連鎖的業態創新和差異化戰略;無法談多元化和國際化經營。
零售連鎖行業的人力資源管理有別于其它行業的人力資源管理,零售連鎖是規模經濟模式、強大標準化復制，快速擴張；以顧客為導向、專注細節、分工復雜的資金密集和技術密集、勞動力密集的行業,有上述的行業特點。正是連鎖行業這些特點,其對人力資源管理也帶來了工作量大、戰線長、人力資源管理制度落地成本大等問題
零售連鎖業面臨的人力資源管理的現狀
零售連鎖店，旗下有幾家乃至幾十、幾百家分店，目前在人力資源管理方面存在如下困難：
1、人員調動和員工考勤業務：每月由店長在當月工資結算日之前報到企業人資部，由人資部薪資組成員進行審核，就考勤卡一項每月就要審批無數張，人員變動信息由薪資組統一根據店長提交的紙質文件在薪酬系統進行統一調整。
2、薪資業務：每月各店面薪資必須先由人資部把各店面人員導出，以EMAIL形式發空表到各店面，由各店面填寫員工考勤數據，店長填寫完考勤部分數據后再以Email反饋給人資部，然后人資部根據店面提交的考勤卡核員工的考勤數據，最后計算工資，發放。
3、績效業務：績效工資由人資部專人對員工績效考核打分，沒有完整的績效體系
科藝嘉人力資源eHR系統解決方案
① 針對零售連鎖行業的現狀,以集團多業態和多經營模式來整體規劃人力資源管理體系和制度，各區域、各門店分散執行;
② 關注員工的快速培育和職業規劃從而提升員工對企業的滿意度和忠誠度,
③ 降低核心人才的流動率;通過企業長期持續建設門店與核心職能部門的人才梯隊來支撐門店的快速復制;
④ 以企業經營戰略和組織核心能力提升為目標層層落地為門店和職能部門的業績目標和管理目標,并聯動員工和管理層的晉升,薪酬,獎金和發展規劃,從而通過人才競爭力的提升來驅動組織快速和良性發展,從而提升企業競爭力.
科藝嘉人力資源eHR系統是基于Web的全BS架構解決方案：
1) eHR系統以組織管理、崗位體系、人力規劃、崗位勝任能力素質模型管理為核心，以人事、考勤、薪資、保險福利為基礎管理模塊，培訓、績效、招聘、崗位階梯、企業人才儲備庫和核心員工職業生涯規劃為進階模塊實現零售連鎖行業人力資源的規范化、體系化、自動化業務處理;
2) eHR系統輔以人力資源OA協同辦公審批流程管理,企業文化、,員工、經理人自助、報表、智能分析、郵件和短信實現零售連鎖行業的人力資源管理。門店和其它職能部門的員工及經理人、企業高層全員參與的協同人力資源管理，從而提高人力資源管理效率，降低管理和用人成本,促使HR從事務性管理到戰略性管理過渡.
系統架構說明
寬帶接入模式：分店只要可以上網即可，上網方式可以不固定（撥號、寬帶均可）。總部上網方式要求是專線寬帶接入（服務器也可以采用托管方式），由于傳送的數據量很小，對帶寬要求不是太高。（如下圖所示）
VPN結點模式：總部與分部之間建立虛擬專用網絡（即VPN），均可連接到Internet網絡，且總部服務器IP地址也可以被訪問到。（如下圖所示）
方案說明:eHR系統科藝嘉人力資源管理系統采用 HTTP 協議，由客戶端或考勤機主動發起向服務器連接和數據傳送請求：支持復雜的網絡接入方式：如ADSL／ISDN／遠程Modem撥號接入、ISP專線等等。支持廣泛使用的Web訪問方式：如路由、NAT、Http代理等等。網絡防火墻通常打開Web訪問的HTTP協議端口，從而客戶端或考勤機到服務器的訪問幾乎不受限制。
員工考勤后，考勤數據自動上傳到服務器；新錄入的員工指紋、信息資料自動備份到服務器，可設置為如下幾種方式進行傳送：
1、實時上傳到服務器；
2、考勤機間隔一段時間（如5分鐘）檢查并傳送新考勤數據；
3、設定幾個時間定時檢查并傳送新數據；
僅僅是新的數據被傳送，已經傳送過的數據不會自動傳送，但可以從服務器上要求重新傳送;如果網絡暫時不能正常聯接，在恢復連接后數據會自動重新傳送。數據通常是打包在一起成批傳送的，從而降低網絡連接的開銷,因為網絡問題而傳送失敗的數據會重新被傳送，直至成功為止。數據上傳下載不影響正常的操作，只有在通過服務器大批量下發人員指紋到考勤機時，才會稍微減慢考勤機的考勤速度。
就考勤而言，在一臺機器上登記的用戶和指紋可以自動傳送到另一臺機器上進行備份，從而一個地方多臺考勤機時，員工只需在其中一臺上登記指紋就可以在另一臺上比對；一個考勤點多臺機器，相互備份人員數據，除了提高使用效率，也降低其中一臺意外損壞時的不能考勤的風險。
可以按需要配置為：在自己的默認考勤機上考勤時，直接按指紋即可；在其他考勤機上考勤時，首先輸入自己的ID號碼，然后再按指紋；在配置有讀卡功能的機器上，輸號碼的方式可以用刷卡（ID卡／Mifare卡／HID卡）代替。
該系統可以方便的導入導出人員,批量增加、更新、刪除人員,靈活的調整人員。而且在研發過程中考慮到科藝嘉V10考勤模塊已經有了廣大的使用者，并且它的考勤功能已經得到了大家的認可，所以它的考勤模塊沿襲了科藝嘉V10版的優秀功能和操作方式，免去了重新學習的過程。
擁有一套詳細的用戶權限分配方式，并配合各種操作日志可以方便的對系統進行管理。
此系統可以支持英文、簡體中文、繁體中文等多國語言，方便世界各地分店進行管理。
1、系統采用SQL數據庫，即總部擁有企業所有員工所有人事信息數據庫。
2、系統采用B/S模式。實現企業所有員工考勤工資的快速計算,并適應HR管理需求靈活變化的特點，又使總部掌握各分店狀況。管理模式采用總部集中管理方式。
3、分店員工使用自己的系統用戶名和密碼，可以按權限訪問企業應用服務器和數據服務器，只要連上Internet網就可以通過賬號驗證進入系統。
連鎖企業人力資源系統技術架構圖
系統模塊簡介
v 自助管理
a. eHR系統通過員工自助,員工可以在線查看和修改個人信息、出勤狀況、沒有薪資發放和社保繳納狀況、未來培訓計劃和職業規劃等信息;并可參與公司的內部招聘、公共課報名和HR服務滿意度調查.
b. 門店和職能部門負責人可以通過經理人自助查看下屬員工的在職信息、編制狀況、出勤狀況、培訓和績效記錄等;并為門店員工進行排班、門店借調、提請招聘需求、編寫培訓計劃、確認當期績效管理KPI和發起員工異動申請等;經理人還可參與流程審批,查看下屬合同到期提醒等。
c. 管理層可以從總部大區域事業部城市片區門店角度查看所有經營單元的集團人力資源在總量、結構、素質、流動及配置方面的狀況;可以管理門店經營業績對比人力資本KPI.;并參與確認人力資源核心員工晉升、外派、離職、人力預算、一二級經營單位的KPI等的確認.
v 組織規劃
① eHR系統支持零售連鎖企業構建構建功能導向(比如職能管理部門和門店經營)組織架構,也支持建立事業部導向的組織架構,可以實現區域+職能矩陣管理,可從區域,經營業態和經營方式、多品牌、多公司來構建組織架構，規范化組織復制管理規則。
② 可從管理職能和門店經營2大視角來規劃企業的職務、職等和職位體系,并設定對應的工作說明書和能力素質要求、績效KPI、培訓課程體系和職位發展通道.
③ 從工種、職位及門店、部門角度編制用人需求,并隨時盤點各門店缺編狀況, 關聯招聘系統發布職缺需求.
v 人事管理
1．eHR系統提供從員工入職、試用、調動、,晉升、外派、留職、,離職、復職、退休的全過程管理.全面記錄員工職業周期內的任職、家庭、教育、培訓、績效、合同等相關信息,并可結合報表平臺自定義格式信息輸出.
2．可按零售企業的需求定義員工結構,如從用工種類(全職、臨時、促銷)、員工編制屬性、經營品牌角度管理員工; 可以通過細分職能性質(如總部職能、區域職能、門店職能、門店)來精細化控制管員比和管店比.
3．eHR系統考慮到零售連鎖行業大規模用工和旺季銷售,企業會聘用勞務派遣和零時工,對此科藝嘉人力資源系統管理平臺可對其合同、異動、薪酬、考勤做差異化管理;
4．考慮到門店人力和經營及新門店支持門店員工借調或外派,同時系統支持其對應的成本分攤,薪資兩地發放及考勤借調或外派處理.
5．零售連鎖行業往往多業態和多區域、多模式經營,系統支持按業態和區域進行不同管理單元切分,各自進行獨立管理.
v 考勤管理
a. eHR系統根據零售連鎖行業用工模式和員工種類來自定義多種考勤模式,可自定義員工的班別、,打卡、月標準工時及遲到、早退、加班、津貼規則.根據這些自定義規則,系統可自動計算假勤結果,并經門店兩級核實后自動轉入薪資,從而提升考勤計算效率,降低出錯率和處理時間.
b. 針對零售連鎖行業門店員工經常從門店進出,為核實員工有效產出,可提供針對性的綜合工時解決方案,總部、區域和各門店通過綜合工時的配置都可以監控并確認每個員工實際在門店的工作總時數,并比對該員工的月或周標準工時及排班總工時進行對應的轉加班或轉調休或扣款處理,從而控制門店用人成本.
c. 如果門店員工離職,單門店沒有更新在職狀態,考勤系統通過刷卡機不能獲取到刷卡數據,那么系統會自動發現這些異常,總部和區域可以監控到這些異常,從而停發這些員工的薪酬,從而可以避免離職員工繼續發放薪資的嚴重問題.
v 薪資管理
① 為支持總部有效監控各區域門店的薪酬發放,系統支持首先匯總所有業態和區域員工薪資科目,總部可以確認薪酬是集中發放還是授權區域發放,總部異常監控.系統也可以支持把各區域門店核心員工(比如主管級以上)的薪酬總部發放,其它員工區域發放的規則.
② eHR系統考慮到等級、區域等差異,在總部統一規范薪酬架構,可以按區域、員工等級、業態、工種等角度建立寬帶或薪點體系,并結合員工的晉升、區域外派、工種調整來自動化處理;并可結合實際發放和薪酬體系進行對比分析.
③ 在總部統一整體規劃薪酬體系的基礎上,可以按用工模式(比如合同工、門店學生外籍員工等)、員工層次、職位性質(比如門店業務、門店職能)來自定義計薪模式,對薪資發放周期、計算規則、科目分配等做差異化管理,并支持授權到各門店,各門店間彼此保密.
④ 為降低薪資發放處理的復雜性,提高處理效率,系統支持自動引用員工屬性(比如工齡、入離職狀態、工種、職務、所在組織屬性等),并且員工的假勤、績效、獎懲數據可加入薪資計算,并支持用戶按圖形化導航一步步處理計算.
⑤ 為監控門店薪資發放是否合理,系統可通過工作量總部或區域總部確認后再轉入銀行,也支持通過管理報表監控區域門店每月薪酬發放走勢及浮動薪酬變化及考勤異常等方式監控異常.
v 培訓管理
1) 支持從培訓預算、培訓課程、講師體系、培訓計劃、培訓開班、員工網上報名、培訓結業、培訓結果記錄、培訓后期問卷追蹤的全過程管理。
2) 零售連鎖企業可以從總部通用課程,門店經營專業和管理課程, 職能部門專業和管理課程等角度以e-Learning, OJT,總部遠程培訓,外訓,門店集中培訓,認證等方式來建立門店快速復制的培訓體系.
3) 通過員工崗位及發展階梯角度將課程關聯到對應的能力素質項,從而實現培訓和360度能力評估,全面績效管理,員工職業規劃的關聯,既可以做大針對員工能力瓶頸和發展進程來做精準培訓,還可以持續跟蹤培訓對員工能力和績效的變化.
4) 為支持”多出人才,快出人才”門店或管理部門員工的晉升和調動關聯該員工對應總學分的積累及該新崗位或新等級對應必選課程的培訓成績, 同時培訓系統支持建立企業內部員工和外部聘請的講師體系, 并記錄內外講師的培訓評價作為續聘或內部調整的參考.
v 績效管理
1．eHR系統支持以能力素質,業績BSC或KPI,行為跟蹤評估3種方式來實現全面管理,零售連鎖企業可以根據行業或企業核心競爭力(比如客戶導向)從專業,通用,領導力方面來構建企業勝任能力模型, 并配置門店和管理部門下各崗位的能力素質要求。系統支持按組織或崗位配置對應的業績,能力考核模板.
2．系統支持門店經營績效和員工個人績效兩條線獨立績效管理,系統支持按PDCA循環流程對員工或組織進行360度評估和業績考評,考評結果可自動轉入薪資管理系統影響員工的獎金發放或薪酬調整,支持以績效九方格來進行其它的人事安排和培訓.
3．考慮到零售連鎖行業特性,門店員工的行為表現對門店業績公司品牌影響重大,科藝嘉人力資源管理系統提供獎懲管理模塊并結合Workflow和薪酬,人事異動對員工的行為表現進行專項管理.
v 招聘管理
a. eHR系統提供從崗位編制預算,招聘申請,需求發布,應聘,簡歷收集,面試安排, 錄用,轉人事的全流程管理.
b. 各區域門店或職能部門可以上年末按年度指定各來年的崗位的編制預算,招聘部分根據編制需求提前準備對應的招聘計劃。
c. 確認招聘計劃之后,各門店或職能部門基于編制之下可以定期提出用人申請(包括招聘來源,報到周期,職位質和量的需求等)。
d. 招聘部門可以把職位需求發布到企業HR門戶或外部企業門戶上(提供與企業網站結合錄入簡歷窗口).系統自動收集內外部應聘需求,并進行面試安排.并自動通知面試人員錄入面試結論,最終確認后錄用,核薪,轉入人事系統.
e. 針對零售連鎖行業大規模用工,避免重復錄用問題員工,系統提供黑名單管理,在人事離職或面試過程中都可以把曾在職員工或應聘者列入黑名單,不允許黑名單人員應聘,從而從源頭避免用人風險.
v 人才梯隊與員工職業規劃
（一）系統按年度提供以門店或職能管理部門角度來規劃企業核心崗位的人才梯隊,可以從組織和崗位角度查看企業后備人才狀況,并可定期對后備人才進行評估,晉升或移除,并可針對進行培訓管理.
（二）系統也允許從員工角度對長期績效表現優秀的門店或管理部門員工進行職業規劃,可配置對應職業輔導員,定期管理員工的職業興趣和發展方向。
（三）支持員工按當前崗位發展縱向發展,也鼓勵員工選擇其它職能線橫向發展; 人力資源部門配合職業輔導員(往往由其主管兼任)定期對后備人才進行能力發展方向崗位能力優劣勢評估,針對能力劣勢安排對應的培訓改善計劃;同時定期更新可發展到新崗位的時間;
（四）另外系統還支持記錄該員工的異地工作,其它品牌意愿,從而建立支撐門店異地擴張和多品牌管理的人才體系.
v HR流程管理
eHR系統提供招聘申請,員工入職,員工異動,員工離職,員工請假,加班,銷假,調薪等多個HR流程,并可按員工組織層級,組織性質,員工職務,員工工種,上級崗位來自定義審批流程,從而可實現HR部門和門店,其它職能部門,總部和區域,員工和管理者之間的協同,提升人力資源管理的規范化,標準化和高效化.
科藝嘉eHR解決方案給客戶帶來的價值
實現零售連鎖全國多區域, 多業態, 多經營模式的集中管理,提升總部管控能力
eHR系統針對零售連鎖行業客戶全國分點分散的集團化運作的方式,首先實現人力資源管理所有信息比如各區域直營和合資門店,區域管理部門,薪酬體系,薪酬發放,員工結構,員工編制, 員工能力掌握狀況,門店經營業績等的匯總和集中;從而打破時間和空間現狀,確?？偛繉崟r對所有門店的人力資源營運狀況做統一管控,確保企業良性高效放大.
通過選、養、育、用、留整體聯動, 建立標準化管理體系，支撐連鎖企業快速復制
既可按各經營業態差異配置門店業務和職能管理員工的標準配比, 也可從大區域城市片區門店部門角度按全職,兼職,促銷員用工種類來規范各崗位的員工編制(數量需求),并可輔以對應的崗位標準工作說明書, 培訓體系,能力素質模型,績效管理模板從而形成連鎖行業以崗位為核心的標準化快速復制的HR體系.從而支撐連鎖企業快速復制.
降低大規模用工的合規性風險和用人成本, 提升HR管理效率
通過總部對各區域員工的合同,加班,年休假,工傷賠償,員工社保,最低薪酬,員工流動,員工獎懲等全面流程審批和異常監控做大事前監控從而優先降低用人合規性風險;同時通過HR流程,考勤處理,薪資計算,報表分析的自動化處理也縮短HR手工處理的時間,減少了人為處理的出錯率;降低門店快速擴張對HR人力需求的壓力.
關注門店和職能部門核心崗位人才梯隊的建設,促使企業可持續性擴張
eHR系統平臺支持從門店經營和職能支撐兩條線來布局零售連鎖企業職業發展路線, 比如門店主管到見習店長到店長到督導到區域營運總監的縱向發展路徑或橫向職能線的多元化發展通路; 并輔以對應的培訓,晉升,激勵, 管理授權,文化熏陶配套制度來留住并持續提升核心人才向心力. 各區域經營單位和職能部門負責人可參與對下屬核心崗位的后備人才的舉薦,定期進行能力差距和業績評估,并安排后續培訓計劃;從而逐漸建立企業的人才梯隊,提升組織競爭能力.
驅動門店業績成長,從事務性到過渡到戰略性HR管理
科藝嘉人力資源管理平臺將門店經營數據、財務和KPI三大數據源連接起來,實現業務聯動的人力資本投資回報分析，然后將管理模預置在各總部區域分公司門店，實現實時監控，并以豐富多樣的圖表告訴業務經理管理差距和優勢，適時發出預警信號，從而使HR報表成為了企業管理層的“第四張報表”.
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