人力資源管理系統與EXCEL的區別

文章發布者：科藝嘉       發布時間：2016-01-29 09:40:52

• 人力資源管理軟件與EXCEL的區別

  注：后邊另附原文《為什么要用HR系統，而非Excel進行HR管理》

  Excel 是微軟辦公套裝軟件的一個重要的組成部分，它可以進行各種數據的處理、統計分析和輔助決策操作，廣泛地應用于管理、統計財經、金融等眾多領域。

  HR系統指匯集成功企業先進的人力資源管理理念、人力資源管理實踐、人力資源信息化系統建設的經驗，以信息技術實現對企業人力資源信息的高度集成化管理與解決方案。

  EXCEL是隨性靈活的快速‘手工’, 管理軟件要改變的絕不僅僅是效率. EXCEL與管理軟件計薪模塊二選一？用途不同，可互相配合使用;先有EXCEL試算公式準確后，才能上系統，固化流程管理。

  Excel優點特性：修改數據靈活;工作人員一般已具備一定的操作水平;改變報表、圖表格式簡單快速;軟件價格相對便宜一些;

  HR軟件計薪模塊的優點特性：集成化,可與考勤，宿舍，報險，獎懲，員工檔案等模塊數據直接聯動，所有數據直接共享;流程控制,在線審批；查詢方式更靈活;數據更安全可靠保密性高; 具有操作日志便于追蹤還原；協同操作時效率高；能適用累積的海量數據.

  
  

  HR軟件與EXCEL優勢：

  1、信息共享平臺

   KYJ人力資源管理軟件是一個系統，是企業人事信息的存儲中心，在這個存儲中心，可以根據不同崗位不同人員設置不同的信息共享，信息既是透明的卻又是不可視的，既能保證信息的及時傳輸又能使信息共享最大化。

  但Excel做成的文件是以個體存在的，沒有很好的聯系起來，不能實現信息的集成，Excel中要實現信息的共享只能通過設置共享文件夾來實現，共享文件夾會帶來很大的風險，可以利用一些方法破解共享密碼，竊取信息、破壞信息。

  舉例：人力資源部的考勤數據，工資數據，員工的個人信息（請假，加班，年假，獎懲，個人的晉升等），相關人員都需要了解。這些在KYJ人力資源管理軟件中很容易共享，但在EXCEL中就需要關聯出多個SHEET。

  
  

  2、數據的重復利用

  相同或相關聯數據一次輸入多次復核是科藝嘉人力資源管理軟件優于Excel的一個明顯特點，這樣的數據引用模式既減少的輸入的工作量提高了工作效率，同時還可以減少數據的輸入錯誤，最大程度上保證了業務數據的準確度。而Excel不能很好的實現數據的重用，每次用到都要重復輸入，既增加了工作量，也增加了出錯的概率。

  
  

  3、流水痕跡的記錄

  科藝嘉人力資源管理軟件中對業務流程中每個關鍵點的操作都會紀錄相應的流水痕跡記錄，包括對各個信息的修改，是誰修改的，修改時間都有歷史記錄。這樣一方面可以根據流水查業務發生紀錄，另外一方面可以加強對業務數據進行管理。

  舉例：Excel中，考勤記錄不符，在Excel中很方便的就可以修改，并且沒有任何修改紀錄，這樣就不會暴露倉庫管理中的漏洞，管理者也很難及時的采取措施，長期下去，必定會給企業帶來嚴重的危害。

  
  

  4、數據計算能力

  科藝嘉人力資源管理軟件中顯示給用戶的都是結果或者數據的采集窗口，而結果的由來可能是經過復雜的計算得來的，這些計算都是在軟件內部進行處理的，使用者看到的就是想看的結果，而不用去手工設計公式、手工計算。簡單的計算Excel中是可以通過設置公式來自動計算的，可是復雜的計算，在 Excel中是無法進行的。

  
  

  5、查詢、報表呈現角度

  科藝嘉人力資源管理軟件中查詢條件、報表呈現是可以根據使用者的個人習慣進行設定，查詢方式更是多樣化，有模糊式查詢、有精確式查詢、有單獨條件查詢、有多條件組合查詢、按方案查詢、多樣化的查詢方式和自定義的查詢條件能快速的找出用戶的目的數據，節約了查詢時間，提高了工作效率。而報表更是根據個人愛好設定需顯示欄位及呈現格式。

  舉例：公司人力成本分析統計、按部門統計、按職位級別統計…，這些在科藝嘉人力管理系統中中只要一張報表就可以多角度分析，而EXCEL中只能分SHEET才能實現。

  
  

  6、數據安全與權限管控

  使用科藝嘉人力資源管理系統的一個明顯好處就是數據安全的增加，業務數據是一個企業立足商場的基礎，這些數據對一個企業來說至關重要，這些數據是企業運行多年的積累，對企業的作用是無法衡量的。科藝嘉人力資源管理系統把這些數據統一保存在一臺服務器上，并以編碼的方式保存在數據庫中，一方面可以防止數據的丟失，更重要的可以防止數據的流失，導致企業信息的外泄，對企業的市場競爭帶來很大的危害。而用Excel紀錄的數據，都放在一個個分散的電腦中，一旦電腦出現故障就會導致數據的丟失，由于數據沒有集中管理，很容易使數據外流。

  
  

  7、智能提醒

  智能提醒是科藝嘉人力資源管理軟件與 Excel的又一明顯區別。通過智能提醒提示用戶對異常數據進行處理，找出產生異常數據的原因，從而快速的解決問題，把對企業的危害降到最低。而Excel就無法實現這個功能。

  
  

  8、管理思想的體現與執行控制

  科藝嘉人力資源管理軟件是“管理實際工作過程”，具有全程必要的“擬人思維邏輯運算能力”，是人力資源部實際管理流程的系統化表現。而科藝嘉人力資源管理軟件十分擅長這樣的“邏輯關聯運算”，從而代替工作人員“人為的跑動通知”。

  
  

  為什么要使用HR系統，而不使用Excel進行人力資源管理？

  理由一：數據存儲與安全性

  HR系統比Excel更適合于數據存儲，便于企業內部長期的數據管理，以利于后期根據歷史數據，分析企業內部的情況，為領導層的決策提供有力的依據。

  HR系統在安全性方面，也比Excel高出許多，避免了我們將Excel存放在我們電腦上以后，很容易受到病毒的侵害，導致Excel文件的損壞，或是因為操作員工的誤操作，導致數據的丟失等意外事件的發生；

  HR系統也能通過權限管理對數據進行掌控，只讓相應的人員看到相應的信息，不將過多的企業機密暴露在太多人員的面前，而科藝嘉HR系統不是單純的靠密碼來保護我們的數據安全，HR系統會對每一個操作過系統的人員信息進行記錄，并將相關的操作進行保存，便于在發現異常情況后，進行恢復工作。

  
  

  理由二：數據處理的量與數據存儲容量

  平時我們所使用的Excel能較好的處理一些小數據量的文件，但當數據量達到1萬條以后，Excel的處理速度和效率將會慢慢感覺很吃力，對電腦的性能也是個不小的考驗，而如果我們在Excel中應用了大量的公式和宏，那么速度和穩定性將會大打折扣；

  對于一些長期使用Excel的企業來說，由于長期以來，數據都是分別放置在不同的Excel文件中，所以經常要使用表間關聯等功能，以獲得需要的統計數據，這也考驗著電腦的性能與操作人員的技術水平；

  由于單個Excel無法存儲過多的數據，否則容易導致文件崩潰，或是打開速度奇慢，我們只能將這些數據存放于不同的文件中，但如果突然有一天要查詢一個很久以前的數據信息，想再去查找這個文件的時候，必然會耗費大量的時間在這上面；

  而使用HR系統以后，所能處理的數據的量將會得到大幅的提升，只要有足夠的硬盤空間，HR系統便能存儲更多的數據；處理這些大數據量的信息時，也不再需要很長的時間等待，HR系統將為我們的工作帶來質的變化。

  
  

  理由三：軟件技術所面向的應用面

  具體應用方面，我們使用Excel來分析小批量數據是很強悍的，它里面內置的那么多函數幾乎可以滿足現實中90%以上的數據分析需要，而且它的數據報表功能靈活，加上它足夠簡單，甚至數據透視圖可以讓一個中學生輕易地匯總出一張小型報表，這就是Excel最大的優點。
  但如果使用Excel作為企業長期存儲數據和大批量數據分析，就會給企業帶來災難性的后果（原因在其它幾點中均有提及），因為Excel只能作為桌面型的數據庫來使用，你任何的查詢都導致全部數據的重新計算，不僅電腦疲于奔命，CPU占用高，內存的負擔也很大。

  你可以在1萬條記錄里面進行SQL檢索，采用HR系統跟Excel的數據返回速度完全不在一個檔次上。Excel最初的設計理念就是一個應用軟件，主要幫助我們做日常的辦公操作，而HR系統的理念卻是一個系統，能夠幫助我們從全局的角度，對企業內部的數據進行管理，并對內部的人力資源進行合理的規劃，利于高層對企業內部進行掌控，通過信息化的管理，將企業的發展帶上一個新的臺階。

  
  

  理由四：數據查詢的快捷性、便捷性

  我們所使用的Excel在數據查詢方面，嚴重受到數據量和使用時間的制約，當數據量還不是很大的時候，查詢的速度較快，但隨著使用的時間越來越久，對于數據的查詢，要使用到多個表中的數據時，將會慢慢感到很吃力，如果這多個表還存放于不同的文件夾中的時候，問題將更為煩瑣；而且對于數據的時效性來說，通常我們如果通過Excel進行數據交換，我們在處理完以后，還要將Excel發給同事，才能進行處理，而使用科藝嘉HR系統以后，只要我們完成部分工作，同事便能馬上通過另一端實時的看到數據的變化，快速的對數據進行處理，提高我們的工作效率。