OA系統為什么流于形式，如何實施好流程管理

文章發布者：KYJHR       發布時間：2021-04-08 10:02:56

• OA系統為什么流于形式，如何實施好流程管理

  OA為什么流于形式

  　　在信息時代的今天，企業管理中的五要素：人、財、物、信息、時間在企業經營中的重要性在發生劇烈演變，人的地位已經與日俱升，管好人、用好人、育好人，成為企事業單位的管理中心，信息化已經成為提升企業競爭力的核心要素，而借助OA流程信息化實現“以人為本”的管理模式轉變，對于全面企業執行力將起到變革作用。

  　　為迎合多樣化信息化的市場需求，獲得更多的賣點，近幾年OA廠家紛紛挖空心思開發了各種功能，爭取把OA系統做的“大而全”，把門戶做的高大上，讓客戶一看，哇，真高端真好。但是有的客戶用一段時間發現，獨立的OA系統實際體驗并不好，于是乎就說，OA系統沒啥用，騙人的，只是一個發文通知系統……

  
  

  如何提升OA審批流程效率

  　　OA審批是利用通信技術和網絡技術把日常辦公所需內容整合進一個平臺中，實現辦公自動化和提高工作效率的各種信息化設備和應用軟件。而OA審批流程分為辦公流程、財務流程、采供流程等，一般OA流程審批主要是查看、處理流程，其包括流程發起、待辦流程、已辦流程、我的申請、以及流程監控。而利用OA審批流程的好處是可以簡化辦公程序，規范員工行為，實現內部有效分工、規范員工崗位職責，也有助于增強團隊之間的協作能力。

  　　同時，下面我們再來分享一下提升OA審批流程效率的技巧。

  1、 設計流程走向

  　　利用OA可以實現企業按照事先定制好的規則自動傳遞任務，讓每個流程負責人具體了解自己起草的OA流程在哪個節點上，特別讓外勤人員在外面也可以不受時間和地點的限制，可以隨時隨地的跟看流程，確保業務的順利進行。另外，審批提醒功能對領導更加有用，舉個很簡單的報銷流程：一般的報銷流程都是需要財務審核–領導審批—出納。有時會因領導處理的業務比較多，或者遇到領導出差了，這樣一個報銷流程需要更多的時間才能完成，而有了OA審批流程設置提醒功能，可以讓領導隨時隨地審批流程，真正實現移動辦公。這樣不僅大大地提高了辦公效率，也無形中會讓員工感受到企業“飛一般”的辦公速度。

  2、OA流程進行分類管理

  　　大家都知道OA審核是一個企業的重要組成部分。但是相對于大中企業來說，每天需要處理的OA流程太多了，假如不分類，這樣花費的人力物力相對會比較多。所以，我們可以對OA流程進行分類處理。大致可以分為：財務流程、業務流程、考核流程…具體怎么分可以根據企業的需要。因此，我們在選擇OA辦公軟件時，應該選擇可以讓企業實行自定義設置的表單流程。

  3、OA流程進行權限分配

  　　假如一個流程任何人都可以看，就很容易造成數據的泄露，有可能對業務的開展造成一定的影響。所以，我們可以對OA審批流程進行權限分配，可以根據員工的專長和對工作的熟悉度，了解每個員工所完成工作的情況，再根據業務需要把他們安排到相對應的項目當中去，這樣既可以加深領導層與員工之間的互動，也可以提升OA流程的審批效率。

  
  

  
  

  企業OA流程管理如何落實

  　　企業要落實OA流程管理，運作一個高效的自動化管理系統，就必須對協同OA流程進行全面規劃，整合企業現有業務流程，解決現有流程管理的問題，采取適合企業實際情況的******辦法，在整個企業內部建立一個動態的、規范的、平滑的、高效的企業流程管理體系。具體表現在：　　

  1：企業應該將現有業務流程進行優化處理之后再通過OA的工作流定制。優化包括流程的合理規劃、相關數據的更新、OA相關工作流定制等。　

  2：要保證OA工作流的操作簡單性和功能實用性。工作流的流轉涉及多個部門或者組織，簡單易用才能保證順利通暢。

  3：企業內部對OA工作流要進行全面溝通和推廣。OA的實施不是某一個部門的事情，只有讓企業內所有部門都參與進來，才能保證實施的成功。　　

  4：企業要制定相關規章制度保障OA流程的順利進行。由于傳統的辦公習慣所致，沒有制度保障的執行容易半途而廢。OA系統請選擇集成到人力資源系統中，基于HR的管理、基于組織架構、職位崗位、績效，動態管理，OA才有保障，否則OA，就是一個發文系統流于形式。優化OA推薦科藝嘉EHR，人力資源管理加OA，如虎添翼。　

  5：OA工作流要與現實業務流程緊密掛鉤。現實的工作流往往因為人員變動或業務模式調整需要更改，OA中的工作流應及時同步更新。 　

  企業OA流程只有和管理真正結合起來，才能發揮最大效用。

  
  

  OA實施成功的幾點建議

  　　讓OA得到更好的實施有以下建議：
  領導重視
  　　領導重視是辦公自動化工作能夠有序推進的根本。在企業OA安裝、培訓、試運行、和正式運行的過程中，企業領導應給予極大關注和指導，帶頭參加培訓和使用OA。各部門負責人應積極配合，明確專人對接，加快了辦公自動化網絡的建設與推進，并組織部門員工主動參與培訓。通過集中學習，個人自學等形式，既可以提高干部員工的計算機和OA的操作使用能力，又增強了干部員工的信息化意識，推進組織信息化建設的進程。
  硬件投入
  　　硬件投入是OA能夠有效推進的基礎。為進一步提高企業的辦公自動化水平，企業應為各部門配齊辦公電腦及相關辦公設備，甚至需要為管理人員配備智能移動終端，讓移動辦公普及開來。同時，為有效推進辦公自動化工作，科藝嘉eHR建議企業還應為OA配備專門的系統管理員，具體負責企業OA的日常維護工作。在此基礎上，每個部門最好再指定一名部門管理員，由企業集中進行培訓，再由部門管理員對本部門人員進行傳授，確保了辦公自動化工作有效推進。
  制度健全
  　　制度健全是辦公自動化工作能夠穩步運行的關鍵。企業應建立健全與辦公自動化相適應的相關管理制度，規范辦文流程;明確相關表單的審批程序;明晰用戶的權限、責任和義務。同時，企業還應出臺文件管理、存檔以及系統管理等方面的文件，如明確規定除對外申報材料，內部文件一律不得再以紙質文件印發，通過企業對辦公自動化工作的有效管理，保證了辦公自動化工作的持續推進。
  分步實施
  　　一般用戶都覺得，既然付了這么多錢，那便多要些東西，所以系統功能要求得比較多而全。為了確保項目的順利實施，以及實施和推廣的效率，務必要先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設計相對簡單的工作流程作為初期實施功能。
  用戶培訓
  　　培訓有兩個方面：一是系統管理員的培訓;二是普通用戶的培訓。系統管理員的培訓非常重要，因為系統管理員對系統各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統實施效果產生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統出現問題時具備分析與處理的能力，以保證系統正常運行。另外，培訓最好采用講解培訓與解決運行中出現的問題交替進行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統。

  
  

  
  

  推薦我老師寫的一本書：《管理就是走流程》

  該書系統介紹了流程管理的理論、方法、工具以及企業流程規劃、流程制作、流程的執行、流程優化、流程梳理與流程再造等方面的知識，總結了企業在實施業務流程過程中面臨的問題和經驗教訓，講述了怎樣養成凡事走流程的工作習慣，其中的方法、理念，既對員工提高效率、提升職業化水平有很大意義，同時對企業規范化建設具有深遠的價值。