深圳市科藝嘉電子有限公司
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現如今,互聯網發展如此快速,辦公自動化管理軟件主要采用現代的互聯網技術,運用工作流的概念,使機構內的人員快速、方便地交流信息,高效快速地協同工作,克服傳統辦公低效、耗時的缺點,能夠迅速、全方位的收集信息,并及時處理信息,同時為企業管理者做出決策提供有效的依據。
辦公自動化軟件分為工具軟件、平臺軟件、管理系統及應用軟件系統幾類。什么企業辦公自動化管理軟件比較好?不同的軟件有不同的優勢,并不是其他人覺得好的軟件就一定合適。企業在選擇辦公自動化管理軟件要注意以下幾方面:
1、明確和整理企業對辦公自動化管理軟件的需求,市面上軟件眾多,企業應根據需求來進行選擇
2、數據庫的安全問題。企業選擇軟件后需要導入數據,而這些數據都是企業的核心資源,所以數據庫的安全問題很重要。
3、是否實現跨地域的協同辦公。現在是移動互聯網時代,除了傳統的PC端辦公外,還應該具備手機移動辦公。
4、辦公流程是否可以自定義設置。每個行業甚至每個公司的辦公流程都是不一樣的,所以對于軟件的需求也是不一樣。
5、貨比三家。貨比三家比的不只是價格,更是這個軟件的可行性和可持續性能否符合企業的發展。
針對我國中小企業信息化人才短缺、信息化水平落后的現狀,Teamface 企典為企業打造了一體化信息管理平臺,面向各行各業的業務全過程的設計理念,充分利用了先進的移動互聯、人工智能以及強大的加密技術,力求為中小企業提供一套“喜歡用、用得起、用得好、用得久”的管理軟件。
1、自動發送郵件,定時執行
為重要日期、事件以及任何與業務相關的重要信息設置郵件自動發送。還可設置定時執行發送,如到員工生日自動發送祝福、合同到期發送提醒郵件等。這樣可以避免不必要的延遲和溝通缺口,提高工作效率。
2、避免人工操作錯誤
由于應用模塊數據眾多,數據量大,人工錯誤率也更高。在手動輸入數據或修改數據狀態時,可能會發生人為錯誤,糾正這些錯誤的成本非常高。
工作流自動化可以通過配置規則,自動化輸入數據來解決人工輸入及數據狀態問題,這將大大提高生產力,并且不會出現任何手動錯誤。
3、自動分配,擺脫耗時
可根據用戶行為自動觸發某些操作。例如1:項目經理創建一個新的開發任務,系統將根據規則自動分配給相應的開發成員。例如2:如果某地區有客戶提了客服支持請求,則系統可以立即通知并分配該地區的經理為負責人,并在數據庫中把該客戶和相關信息映射到該經理。擺脫手動分配任務,意味著你的團隊將有更多的時間專注于其他更關鍵的任務。
4、人事管理
辦公自動化軟件的人事管理功能包括員工檔案管理、工資管理、考勤管理、部門機構管理、部門任命管理等,這個模塊將直接反映企業職工的基本構成狀況,它應該盡量做到全面和準確。
5、會議室管理
提前預約會議室、安排會議室,及時通知,避免會議沖突;發起會議時,系統支持會議類型、參會人員的選擇,是否提前提醒等;
會議結束后,會議指定的記錄人可進行會議紀要的填寫并推送給所有參會人員。
6、個性化審批流程
利用條件語句和內置函數,控制整個流程,利用條件語句,可以配置審批系統,定義流程規則等。直接拖放節點塊設置條件,并設置當符合或不符合預設條件時,系統會自動做出何種響應。